El Proceso de Redacción

Como en todo texto, en la elaboración de un documento de se recomienda
seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales:
planeación, redacción,revisión y edición, las cuales serán explicadas a continuación.
. PLANEACIÓN
Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos
de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y
correcciones que pudieron ser innecesarias.
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
A continuación, se explicará cada uno de los aspectos que se deben desarrollar en la
etapa de planeación.
. Definir el objetivo o propósito del documento
El primer paso en la elaboración de un documento consiste en definir, en una o dos
oraciones, la meta o el propósito del mismo. Entre más claro y específico sea al plantear
el objetivo antes de empezar a escribir, le será más fácil concentrarse en los aspectos
relevantes del escrito.
GUIA: PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Al establecer el objetivo, es conveniente tener en mente los siguientes aspectos (Jay,
1995): cuál es el propósito del escrito, qué nivel de conocimiento sobre el tema tienen
los receptores, para que será usado el documento y, por lo tanto, qué aspectos deben
ser tratados y cuáles no.
Los objetivos principales que puede tener un documento en el mundo de los
negocios son tres: informar, ayudar a tomar una decisión y persuadir o convencer.
a) Informar:
Si se está escribiendo un documento que simplemente busca transmitir información (un
memo, un informe mensual de resultados, etc.), lo más importante es encontrar una
forma sencilla de expresar las ideas para que el documento sea comprendido
facilmente, lo cual implica que se incluya toda la información necesaria, que esté bien
organizada y que la redacción sea clara.
b) Ayudar a tomar una decisión :
Los escritos que ayudan a tomar una decisión (entre los que se encuentran,
especialmente, los informes) son definidos por Berrou (2004) como crítico-analíticos, ya
que en ellos se espera que el autor realice el análisis de hechos, acontecimientos,
situaciones, posturas, etc. y que lleve a cabo una crítica o aportación personal.
Asimismo, el escritor debe incluir sus conclusiones, propuestas y sugerencias. En el
Anexo 1, se presenta un ejemplo de un informe de este tipo. Se le recomienda revisarlo
con cuidado para que pueda entender más fácilmente cómo muchos escritos en el
mundo de los negocios tienen como objetivo, facilitar la toma de decisiones.
c) Persuadir y convencer:
El tercer objetivo que puede tener un documento es convencer o persuadir al lector
(cartas, ensayos e informes), a través de la venta de ideas o de la aceptación de
propuestas. Para lograr la persuasión, se recomienda escribir desde el punto de vista del
lector, demostrar que se domina el tema, que se es objetivo, que no se hacen juicios de
valor, que las afirmaciones se fundamentan en hechos y no en suposiciones, y anticipar y
evaluar objeciones (Jay,1995). Las opiniones y aportaciones personales deben de
incluirse en las conclusiones y sugerencias.
Analizar al lector o grupo de lectores
Todo documento que va dirigido a satisfacer las necesidades de un lector o grupo de
lectores, quienes pueden tener diferentes antecedentes, intereses, preocupaciones y
nivel de conocimiento sobre el tema. Al escribir el documento, debemos tener en mente
todos los aspectos relevantes sobre nuestros lectores y, en particular, saber claramente
qué uso le darán a la información contenida en el escrito.
Decidir el tono del documento
El tono se refiere al grado de formalidad o informalidad que se le dé al documento. Al
escribir, es conveniente tener en cuenta los usos y costumbres del ambiente profesional
GUIA: PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
al que va dirigido el escrito, así como los usos y costumbres de la institución o la
empresa en la que se trabaja. En muchas compañías, los memorandos han sido
sustituidos por correos electrónicos, en los que la redacción es concisa, simple y al
grano, mientras que en el mundo financiero o legal, la redacción de documentos sigue
un proceso rígido, formal, determinado incluso por aspectos legales.
Definir el alcance y la amplitud del escrito
El alcance de un documento se refiere a los límites del estudio, los cuales pueden ser
temporales, geográficos o de contenido. En un Estado de Resultados financiero, el
alcance sería temporal, es decir, reflejaría las operaciones realizadas de enero a
diciembre de un año en particular. El alcance geográfico se refiere a los estados o zonas
de la República que abarca el estudio, y el de contenido se refiere a los aspectos que
incluirá el informe.
En cuanto a la amplitud, la persona que elabora un documento debe definir el número
de cuartillas más conveniente para cubrir el objetivo y las necesidades de los lectores.
Investigar y recolectar información
En el mundo de los negocios, es necesario fundamentar los escritos con información
veraz, completa y objetiva. En los documentos breves, se requiere poca investigación;
sin embargo, en los documentos largos, como son los ensayos y los informes, es
necesario recolectar información de fuentes primarias y secundarias. Por ejemplo, al
escribir un ensayo, sería conveniente analizar los puntos de vista similares y antagónicos
de varios autores; mientras que al escribir un informe, es necesario contar con
información generada a lo largo del estudio, (información primaria, como encuestas y
entrevistas), o con los antecedentes de otras investigaciones relacionadas con el tema
(información secundaria, como libros y artículos).
Al elegir la información que será incluida en el documento, es necesario seleccionar
fuentes veraces, confiables y actualizadas, ya sean tomadas de libros y revistas o de
“internet”.
De acuerdo con Spatt (1999), algunos de los criterios para seleccionar las fuentes son los
siguientes:
- El reconocimiento que tiene el autor sobre el tema
- La forma en que se relaciona el alcance y la extensión del trabajo con nuestro tema
- Considerar si la información aún es oportuna o válida para el momento o para la
fecha en la que se realiza el trabajo. A excepción de autores clásicos o de
antecedentes relevantes, la información debe haberse generado en los últimos cinco
años.
- La cantidad y la calidad de la evidencia presentada a través de citas de información
primaria y secundaria
- El nivel de teoría y de análisis que soporta a la investigación
- La forma en la que podrán ser integradas al documento las distintas fuentes

Clasificar, analizar e interpretar la información
En la era de información que estamos viviendo, en la que se puede acceder a gran
cantidad de artículos y libros a través de internet, se puede caer en el grave error de
copiar y pegar trozos de opiniones y aportaciones de otros autores. Lo anterior evita que
el autor del documento tome una posición personal, elabore un hilo conductor lógico y
coherente a lo largo del escrito y que haga una aportación. Para evitar lo anterior se
requiere seleccionar, analizar e interpretar la información recolectada.
Organizar la información a través de un índice preliminar o “outline”
Una vez que se ha elegido la información que se incluirá en el documento, es necesario
organizarla a través de un índice preliminar o “outline”. Dicha organización debe
guardar una lógica que facilite la comprensión. En el Cuadro No. 1, se incluyen los
métodos sugeridos por Oliu, et al. (2004) para organizar la información.
El “outline” consiste en la elaboración del índice tentativo, en el que se incluyen títulos
y subtítulos, clasificados a través de números romanos, arábigos, letras o viñetas. El
“outline” permite tener una visión global del contenido del documento, pues se ofrece
la información de acuerdo con un orden y una secuencia.


Bibliografía recomendada
Libros Gratuitos en PDF: Coherencia Lingüística
http://lef.colmex.mx/Sociolinguistica/Cursos/Bib%20comentadas/Coherencia%20linguistica.pdf